为推进公文传输无纸化、日常办公协同化、档案管理网络化，提高党政机关工作效能和公共服务水平，日前，经市委、市政府同意，定于2017年3月在全市正式启用新的协同办公系统，全面推行公文无纸化传输。自3月5日起，除涉密文件、信息外，市委、市政府及两办印发的下行文，以及各地各单位报送的上行文，均须通过桐城市协同办公系统进行网上流转。同时，各地各单位也要积极创造条件，有序推进本单位内部公文无纸化传输工作。
一、切实做好公文无纸化传输前期准备工作。各地各单位要切实加强对协同办公系统管理和使用人员的培训工作，配备公文无纸化传输所需的办公电脑、打印机、扫描仪等设备，务必于2017 年 2月 26日前全面完成本单位设备测试和系统调试，确保系统安全、高效运行。2月27日，为我市协同办公系统统一上线运行时间。各地各单位在收文、发文中如遇到相关技术问题，请及时与市政府信息办联系解决。
二、报送文件交换方式。各地各单位向市委、市政府报送的请示、报告类公文，加盖电子公章后一律通过桐城市协同办公系统报送至市委办公室、市政府办公室文秘科。各地各单位报送各类文稿及政务信息、工作简报、参考资料等，一律通过桐城市协同办公系统传输至市委办公室、市政府办公室相应科室和机构。
三、印发文件交换方式。市委、市政府及市委办公室、市政府办公室印发的各类公文及会议通知等，一律通过桐城市协同办公系统发至各地各单位。市委办公室、市政府办公室向各地各单位转发的市委、市政府领导的批示件及印发的桐城情况、政务研究、督查通报、信息简报等，一律通过桐城市协同办公系统运行。
四、加大保密工作力度。我市协同办公系统为非涉密网，按照“上网不涉密、涉密不上网”的原则，各地各单位要严格执行信息安全要求和规范，严禁在协同办公系统上传输涉密文件、涉密信息和不宜公开的内部资料。文件起草人员要严格按照有关要求，准确界定所办公文的密级，各审核环节在对公文内容和公文格式进行认真审核的同时，必须对所办公文是否涉密、能否公开进行严格把关，坚决防止发生涉密事件。同时，要定期对用户密码进行修改，避免他人盗用。
五、做好文件归档工作。各地各单位在使用协同办公系统进行公文无纸化传输的同时，要将电子文件最后版本和打印的纸质稿按规定规范归档，归档电子文件与纸质文件要保持完全一致。市委办公室、市政府办公室原则上不提供纸质文件，如遇特殊情况，各单位需向两办文秘科提出申请。
六、严格落实责任。各地各单位协同办公系统应用端由各所属办公室负责管理。全市协同办公系统技术保障由市电信公司负责，市政府信息办负责日常工作指导。各地各单位要确定分管领导和承办科室，落实1-2名工作人员负责本单位协同办公系统管理。要安排专门人员负责收发电子公文，每个工作日上下班和整点时间都要上网查收电子公文，收发公文人员手机24小时开机，以便发送紧急公文时及时通知，确保电子公文及时、准确传送。凡未按要求实行公文无纸化传输，或者不按时收发处理公文，造成工作延误的，责任由接收单位负责，将严格追究相关人员责任。
